“We willen een koppeling met ons ERP.” Het klinkt eenvoudig. Producten en voorraad uit het ERP, bestellingen terug naar het ERP. Hoe moeilijk kan het zijn?
Behoorlijk moeilijk, blijkt in de praktijk.
Waarom ERP-koppelingen complex zijn
Ieder ERP is anders
SAP werkt anders dan Exact, Exact anders dan AFAS, AFAS anders dan Microsoft Dynamics. Er is geen standaard.
Zelfs binnen hetzelfde ERP-pakket verschilt elke implementatie. Customizations, extra velden, specifieke workflows - geen twee ERP’s zijn gelijk.
Data is nooit schoon
Het ERP is vaak de “waarheid”, maar die waarheid is soms rommelig:
- Producten zonder afbeeldingen
- Inconsistente categorisering
- Ontbrekende of verouderde data
- Dubbele records
Een koppeling maakt dit pijnlijk zichtbaar.
Timing en synchronisatie
Wanneer sync je? Real-time? Elk uur? Elke nacht?
- Real-time: Duur om te bouwen, zwaar voor systemen, complex qua foutafhandeling
- Near-realtime (5-15 min polling): Goede middenweg, betaalbaar en voldoende actueel
- Periodiek (elk uur/nacht): Goedkoper, maar data kan tijdelijk uit sync zijn
De juiste keuze hangt af van je business. Voorraad moet vaak near-realtime zijn (5-15 min), prijswijzigingen kunnen wachten.
De grootste valkuilen
1. Te veel willen synchroniseren
Niet alles hoeft gekoppeld. Soms is handmatig beheer in Magento prima.
Vraag je af: wat is de business waarde van het automatiseren hiervan? Als je één keer per maand een prijs aanpast, is een koppeling overkill.
2. De ERP-leverancier onderschatten
ERP-leveranciers zijn niet altijd happig om mee te werken. Ze rekenen uren voor documentatie, API-toegang kost extra, en hun planning past niet bij die van jou.
Betrek ze vroeg en reken op vertraging.
3. Geen foutafhandeling
Wat gebeurt er als de koppeling faalt? Als een product niet kan synchroniseren? Als een order niet doorkomt?
Zonder goede foutafhandeling en monitoring merk je problemen pas als klanten bellen.
4. Mapping onderschatten
Het ERP heeft andere categorieën, andere productattributen, andere klantgroepen dan je webshop. Die mapping kost tijd en beslissingen.
5. Testen met productiedata
Een koppeling die werkt met testdata kan falen op productiedata. Die ene klant met speciale karakters in z’n naam, dat product met 500 varianten - edge cases komen pas boven in productie.
Wat wel werkt
Kies je scope zorgvuldig
Begin klein:
- Producten en voorraad van ERP naar Magento
- Bestellingen van Magento naar ERP
- Later pas: klanten, prijzen, facturen
Gebruik bewezen middleware
Bouw geen directe point-to-point koppeling. Middleware bespaart tijd en hoofdpijn:
- Alumio: iPaaS platform, sterk in complexe transformaties en meerdere systemen
- Channable: Feed management + ERP integratie, goed voor multi-channel
- Marello: Specifiek voor Magento, combineert ERP functionaliteit met commerce
Deze tools hebben kant-en-klare connectors en visuele mapping tools.
Vergeet security niet
API-koppelingen zijn een potentieel beveiligingsrisico:
- Gebruik API tokens met beperkte rechten (principle of least privilege)
- Roteer credentials regelmatig
- Implementeer rate limiting om misbruik te voorkomen
- Log alle API calls voor audit trails
Plan voor fouten
- Logging van elke synchronisatie
- Alerts bij failures
- Mogelijkheid om handmatig te herstellen
- Dashboard om status te monitoren
Test met echte data
Vraag een database dump van productie (geanonimiseerd waar nodig) en test daarmee. Niet met 10 testproducten.
De realistische inschatting
Een “simpele” ERP-koppeling kost al snel:
- Discovery en mapping: 40-60 uur
- Ontwikkeling: 80-150 uur
- Testen en bugfixing: 40-60 uur
- Totaal: €15.000 - €40.000
En dan heb je nog geen complexe flows als kredietlimieten of offertes.
Is het de investering waard?
Maak een simpele ROI berekening:
- Hoeveel uur per week besteed je nu aan handmatige data-invoer?
- Wat kost dat aan personeelskosten per jaar?
- Hoeveel fouten ontstaan door handmatige invoer en wat kosten die?
Voorbeeld: 10 uur/week × €50/uur × 52 weken = €26.000/jaar. Dan verdient een koppeling van €30.000 zichzelf in iets meer dan een jaar terug, exclusief foutreductie.
Onze aanpak
We beginnen altijd met de vraag: wat moet echt geautomatiseerd worden? Soms is de conclusie dat een handmatige export/import voldoende is.
Als een koppeling wel nodig is, maken we eerst een gedetailleerde mapping en data-analyse voordat we gaan bouwen. Dat voorkomt verrassingen.
Hulp nodig?
Sta je voor een ERP-koppeling en wil je het goed aanpakken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.